Trong nhiều năm, một “thủ thuật” phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) là duy trì hai hệ thống sổ sách lương: một bảng lương cao để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế (nhằm giảm thuế thu nhập doanh nghiệp), và một bảng lương thấp (thường chỉ bằng mức lương tối thiểu vùng) để đóng bảo hiểm xã hội (nhằm giảm chi phí đóng BHXH).
Tuy nhiên, bước sang năm 2026, “cánh cửa” lách luật này đang khép lại khi quy chế phối hợp và chia sẻ dữ liệu giữa Tổng cục Thuế và Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam đi vào hoạt động thực chất và hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Cơ chế “soi” dữ liệu chéo
Trước đây, hai cơ quan này hoạt động khá độc lập. Nhưng hiện nay, dữ liệu về chi phí nhân công trên tờ khai Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và tờ khai Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đang được cơ quan thuế chia sẻ định kỳ cho cơ quan BHXH.
Hệ thống sẽ tự động so sánh hai chỉ số:
-
Tổng quỹ lương doanh nghiệp khai với Thuế.
-
Tổng quỹ lương doanh nghiệp khai đóng với BHXH.
Nếu có sự chênh lệch lớn bất thường (ví dụ: khai chi phí lương với Thuế là 10 tỷ đồng/năm nhưng chỉ đóng BHXH trên mức 2 tỷ đồng/năm), doanh nghiệp sẽ lập tức rơi vào danh sách cảnh báo và nhận được yêu cầu giải trình hoặc thanh tra chuyên ngành.
2. Rủi ro truy thu và xử phạt nặng
Khi bị phát hiện trốn đóng hoặc đóng thiếu mức quy định, hậu quả tài chính cho doanh nghiệp là rất lớn:
-
Truy thu toàn bộ: Doanh nghiệp phải đóng bù toàn bộ số tiền BHXH, BHYT, BHTN còn thiếu cho tất cả người lao động trong thời gian vi phạm.
-
Tiền lãi chậm đóng: Phải nộp thêm tiền lãi tính trên số tiền chậm đóng (mức lãi suất thường cao hơn lãi suất ngân hàng).
-
Xử phạt vi phạm hành chính: Mức phạt có thể lên đến hàng trăm triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm.
-
Loại trừ chi phí: Đáng lo ngại hơn, nếu cơ quan thuế xác định phần lương không đóng bảo hiểm là không tuân thủ pháp luật, họ có quyền xuất toán (loại bỏ) phần chi phí này ra khỏi chi phí hợp lý, dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu thêm cả thuế TNDN.
3. Xác định đúng mức lương đóng BHXH
Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn lầm tưởng chỉ cần đóng bảo hiểm trên “mức lương cơ bản”. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm:
-
Mức lương theo công việc hoặc chức danh.
-
Các khoản phụ cấp lương (như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nặng nhọc…).
-
Các khoản bổ sung khác có tính chất cố định hàng tháng.
Chỉ có một số khoản phúc lợi không tính đóng BHXH (như tiền ăn trưa, xăng xe, điện thoại, thưởng sáng kiến…) nhưng phải được quy định rõ trong quy chế tài chính và không được vượt quá mức quy định.
4. Lời khuyên cho doanh nghiệp SME
Năm 2026 là thời điểm doanh nghiệp cần sự “trung thực và đồng nhất” trong số liệu:
-
Rà soát lại quy chế lương thưởng: Đảm bảo các khoản phụ cấp nào phải đóng và không phải đóng BHXH được phân tách rõ ràng, đúng luật.
-
Đồng nhất số liệu: Số liệu trên Quyết toán thuế TNCN và danh sách đóng BHXH phải giải trình được sự chênh lệch (nếu có).
-
Lộ trình điều chỉnh: Nếu đang đóng mức quá thấp, hãy xây dựng lộ trình tăng mức đóng dần dần để tiệm cận với thu nhập thực tế, tránh gây sốc về dòng tiền nhưng vẫn đảm bảo an toàn pháp lý dài hạn.
Việc tuân thủ đóng BHXH đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thanh tra mà còn là yếu tố then chốt để giữ chân người lao động trong thị trường cạnh tranh nhân lực gay gắt hiện nay.
Hiến Danh
